Pysäytä meidät, jos tämä kuulostaa tutulta: "Kyllä, me yritimme sitä – mutta ne järjestelmät olivat aivan liian monimutkaisia käyttää tai räätälöidä meidän liiketoimintamme tarpeisiin."
Tälläkin hetkellä HR-toiminnoista suuri osa – tai jopa kaikki – hoidetaan manuaalisesti. Tämä tarkoittaa, että koulutettu HR-tiimisi käyttää aikansa jatkuvaan kiireeseen ja rutiineihin, kuten manuaaliseen paperityöhön, sen sijaan että voisivat keskittyä siihen, missä he todella loistavat: henkilöstön osaamisen kehittämiseen, vaativien compliance-kysymysten hallintaan tai tulevien johtajien tunnistamiseen ja sisäisen urapolun rakentamiseen.
Recruiter.comin tuoreen tutkimuksen mukaan HR-osastot menettävät jopa kahdeksan tuntia viikossa pelkästään manuaalisiin tehtäviin. Tämä tarkoittaa, että jäljelle jäävät neljä työpäivää käytetään kaikkeen muuhun – kuten:
rekrytointiin
työntekijäsuoritusten arviointiin
henkilöstö–johto-suhteiden ylläpitämiseen
koulutuksen ja urakehityksen järjestämiseen
seuraajasuunnitteluun
sääntelyn ja compliance-asioiden hallintaan
työturvallisuudesta ja työterveydestä huolehtimiseen
CareerBuilderin tutkimuksessa ajankäytön arvio olikin vielä rajumpi: jopa 14 tuntia viikossa – melkein kaksi kokonaista työpäivää! Tätä tahtia HR-tiimisi ei yksinkertaisesti voi hoitaa strategisesti tärkeitä tehtäviä täysimääräisesti. Siksi on kriittisen tärkeää automatisoida mahdollisimman moni arkea kuormittava HR-prosessi – ja mitä aiemmin, sen parempi.
HR-tehtävät, jotka kannattaa ja voi automatisoida
Kumpaa sinä tekisit mieluummin: taistelisitko manuaalisten prosessien kanssa vai antaisitko tiimillesi enemmän aikaa siihen, missä he ovat parhaimmillaan? Modernit HR-työkalut voivat automatisoida monia yleisiä ja aikaa vieviä rutiineja – kuten esimerkiksi:
rekrytoinnin
uusien työntekijöiden perehdyttämisen
päivittäiset henkilöstöhallinnon pyynnöt
työsuhteen päättämiseen liittyvät prosessit
Kun nämä toiminnot hoituvat automaattisesti, HR-tiimillesi vapautuu aikaa keskittyä siihen, mikä tuo organisaatiollesi todellista lisäarvoa. Samalla varmistat sen, että prosessit etenevät tehokkaasti ja yhdenmukaisesti – mikä säästää aikaa, hermoja ja lopulta myös rahaa.
Rekrytointi
Rekrytointi on yksi HR:n keskeisimmistä toiminnoista – ja oikeiden ehdokkaiden valinta kuuluu viime kädessä ihmisille. Silti iso osa prosessista on hallinnollista työtä, jonka voi hyvin automatisoida. Näin aikaa säästyy olennaiseen: ihmisten arviointiin ja päätöksentekoon.
Modernit HR-työkalut auttavat esimerkiksi seuraavissa vaiheissa:
työhakemusten kerääminen, lajittelu ja pisteytys
haastattelujen aikataulutus ja seuranta
sujuva yhteistyö rekrytointiin osallistuvien esihenkilöiden ja tiimien välillä
yhteydenpito hakijoihin koko rekrytointiprosessin ajan
työtarjousten ja hylkäysviestien lähettäminen
Automatisoimalla voit standardoida rekrytointiprosessisi: näin säästät aikaa, parannat hakijakokemusta ja varmistat, että toiminta on rekrytointisäädösten mukaista. Lisäksi järjestelmien avulla on helppo pitää lupaavimmat hakijat mielessä myöhempien työmahdollisuuksien varalta.
Työntekijöiden perehdytys
Yksi henkilöstöhallinnon eniten aikaa vievistä prosesseista on työntekijöiden onboarding eli työhönottoprosessi, johon kuuluu usein useita eri vaiheita:
perehdytyspalaverien sekä tapaamisten järjestäminen esihenkilöiden ja muiden avainhenkilöiden kanssa
tarvittavien dokumenttien kerääminen ja tarkistaminen
työvälineiden ja digitaalisten järjestelmien käyttövalmiuden varmistaminen
työntekijän lisääminen etuuksien piiriin, kuten lounas- ja liikuntaedut tai työterveyspalvelut
alkuvaiheen koulutusten suunnittelu ja toteutus
Hyvä uutinen on, että suuri osa näistä tehtävistä voidaan nykyään automatisoida joko kokonaan tai osittain. Näin säästetään merkittävästi aikaa, parannetaan uuden työntekijän ensivaikutelmaa ja sujuvoitetaan eri osastojen välistä viestintää onboardingin aikana.
Yleiset henkilöstöhallinnon pyynnöt
Mitä näistä kysymyksistä työntekijäsi esittävät sinulle useimmiten?
Mitkä päivät ovat lomapäiviä tai pyhäpäiviä?
Voitko lähettää työsuhteen vahvistuksen?
Paljonko minulla on lomaa jäljellä?
Voinko tarkastella omaa henkilöstöprofiiliani?
Miksi veroprosenttini on näin korkea, ja mitä vähennyksiä minulla on kirjattuna?
Voisitko lähettää minulle uuden kappaleen verolomakkeestani?
Mikä on henkilöstöhallinnon linjaus tähän liittyen?
Saisinko kopion viimeisimmästä kehityskeskusteluarvioinnistani?
Vaikka nämä kysymykset voivat tuntua yksittäisinä mitättömiltä, niiden käsitteleminen vie yllättävän paljon aikaa – etenkin kun samat kysymykset toistuvat eri puolilta organisaatiota. Tämä sitoo HR-ammattilaisten aikaa, joka voitaisiin käyttää tuottavampiin ja strategisempiin tehtäviin.
Sen sijaan, että vastaisit näihin rutiinikysymyksiin manuaalisesti, voit tarjota työntekijöille modernit itsepalveluratkaisut, joiden avulla he löytävät tarvitsemansa tiedot helposti ja nopeasti omatoimisesti.
Työsuhteen Päättämisprosessin Hallinta
Kun työntekijä lähtee organisaatiosta, tilanteeseen liittyy usein vahvoja tunteita – ja silloin virheitä sattuu helposti. Vähennät virheriskiä merkittävästi automatisoimalla tavallisimmat offboarding-prosessin vaiheet, kuten:
Ilmoitukset tiimin ja sidosryhmien suuntaan työntekijän lähtemisestä
Tiedonsiirron ja perehdytyksen järjestäminen lähtevän ja uuden työntekijän välillä
Yrityksen omaisuuden, kuten laitteiden ja kulkulupien palauttaminen
Etuuksien, kuten työterveyden tai eläkejärjestelyiden, päivitysten koordinointi
Käyttöoikeuksien ja pääsynhallinnan sulkeminen
Exit-haastattelun aikatauluttaminen
Tarvittavien asiakirjojen, kuten salassapito- tai kilpailukieltosopimusten, allekirjoittaminen
Yhteystietojen poistaminen järjestelmistä, organisaatiokaavioiden päivittäminen ja muiden käytännön asioiden hoitaminen
Automatisoinnin avulla teet tästä usein kuormittavasta prosessista sujuvamman – sekä HR:lle että lähtevälle työntekijälle.
Miten HR:n Yleisten Tehtävien Automatisointi Parantaa Henkilöstöhallintoa
Ei ole mitenkään harvinaista, että HR-toimintojen automatisoinnin ajatellaan johtavan henkilöstöresurssien vähentämiseen. Todellisuudessa tarkoituksena on vapauttaa HR-ammattilaisten aikaa ja mahdollistaa heidän keskittymisensä ydintehtäviin — niihin, joissa teknologia ei voi heitä korvata. Mieti tätä: haluaisitko, että henkilöstöpäällikkösi, jolla on syvällistä osaamista henkilöstön kehittämisessä ja konfliktien ratkomisessa, käyttää aikansa W-2-lomakkeiden manuaaliseen käsittelyyn vai panostaa henkilöstön hyvinvointiin ja kasvuun?
Kun HR:n aika kuluu paperitöihin ja toistuviin hallinnollisiin rutiineihin, heidän on vaikea — ja joskus mahdoton — keskittyä arvokkaihin, liiketoimintaa tukeviiin tehtäviin. Tämä ei vaikuta vain työn mielekkyyteen ja työmotivaatioon, vaan voi myös heikentää koko organisaation suorituskykyä ja kilpailuetua.
Esimerkiksi rekrytointi saattaa perustua vähäisiin tietoihin eikä tue parhaimpien osaajien löytämistä. Et välttämättä pysty seuraamaan, mitkä tiimin jäsenet ylisuoriutuvat ja mitkä tarvitsevat lisätukea. Riski noudattamatta jääneistä sääntelyvaatimuksista saattaa kasvaa — ja niistä voi koitua merkittäviä kustannuksia. Samalla kehityshaluiset osaajat voivat kokea, ettei organisaatio tarjoa heille riittävästi kasvumahdollisuuksia, ja päättää hakea niitä toisaalta.
HR:n ydintehtävä on tukea johtoa ja koko organisaatiota luomaan hyvinvoiva ja motivoitunut työyhteisö. Mutta jos aika kuluu hallinnollisiin pakollisuuksiin, tämä tehtävä jää helposti taka-alalle. Kun vapautat HR-ammattilaisesi rutiinitöistä, tarjoat heille paitsi työaikaa, myös työkalut ja vapauden toimia vaikuttavammin. Tuloksena on strategisempi ja osallistavampi HR, joka pystyy havahtumaan ajoissa tiimin dynamiikassa tapahtuviin muutoksiin, tukemaan henkilöstön sitoutumista ja kehittämistä — ja rakentamaan vahvempaa organisaatiokulttuuria.
Matala-koodi (low-code) -kehitystyökalujen avulla voit automatisoida vaivattomasti yleisimmät ja eniten aikaa vievät HR-prosessit. Näin HR-osastostasi tulee strateginen kumppani, joka tukee organisaatiosi kasvua ja kehittämistä oikealla tavalla, oikeaan aikaan. Nyt on hyvä hetki aloittaa.
Ota meihin yhteyttä eSystemsillä ja selvitä, kuinka voimme auttaa sinua viemään HR:si uudelle tasolle automatisoinnin avulla.
COMMENTS